Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany

Masz profil zaufany i chcesz go wykorzystać do podpisania dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym? Chcesz sprawdzić, czy dokument elektroniczny jest podpisany i kto go podpisał? A może chcesz poznać treść podpisanego już dokumentu? Sprawdź, jak to zrobić.

Skorzystaj z usługi, w której możesz:

  • podpisać dokument — również taki, który podpisał ktoś inny,
  • sprawdzić, czy złożone podpisy są prawidłowe,
  • zobaczyć podpisane dokumenty (ukryte w pliku .xml).

Dzięki usłudze możesz na przykład podpisać sprawozdanie finansowe. Więcej informacji na temat e-sprawozdań znajdziesz na portalu podatki.gov.pl.

Pamiętaj, że samo podpisanie sprawozdania nie oznacza, że zostało ono złożone.

Informacja o usłudze

Co zrobić, jeśli chcesz:

podpisać dokument, który jeszcze nie ma podpisu

  1. Przygotuj dokument (plik), który chcesz podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co przygotować.
  2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
  3. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto.
  4. Dodaj z dysku lokalnego dokument (plik) — kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
  5. Kliknij Podpisz. System wygeneruje plik .xml, w którym zawarty będzie twój podpis.
  6. Kliknij Pobierz, aby zapisać podpisany dokument formacie .xml na dysku lokalnym.

Po podpisaniu możesz pobrać plik i wysłać go e-mailem do innej osoby, która też chce go podpisać. 
Do wybranej instytucji wyślij go za pomocą pisma ogólnego — dołącz pobrany dokument .xml.


zobaczyć dokument ukryty w pliku .xml, który zawiera podpis

  1. Przygotuj podpisany dokument (plik .xml). Szczegóły znajdziesz w sekcji Co przygotować.
  2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
  3. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto.
  4. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument (plik .xml) — kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
  5. Kliknij przycisk Zobacz dokument — w ten sposób pobierzesz dokument na swój dysk.

sprawdzić podpisy lub podpisać dokument podpisany przez kogoś innego

  1. Przygotuj podpisany dokument (plik), który chcesz sprawdzić lub podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co przygotować.
  2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
  3. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto.
  4. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument — kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką. 
  5. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, możesz:
    • sprawdzić, kto i kiedy podpisał dokument — informacje o złożonych podpisach wyświetlą się w sekcji Złożone podpisy. Zwróć uwagę na status podpisu — powinien być Ważny,
    • zobaczyć zawartość dodanego dokumentu — kliknij przycisk Zobacz dokument (w ten sposób pobierzesz go na swój dysk),
    • podpisać dokument swoim podpisem elektronicznym — kliknij przycisk Podpisz. Po podpisaniu możesz pobrać plik i wysłać go e-mailem do innej osoby, która też chce go podpisać. 
      Do wybranej instytucji wyślij go za pomocą pisma ogólnego — dołącz pobrany dokument .xml.

Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem. Jeśli chcesz podpisać kolejny dokument, kliknij przycisk Wróć do początku.

Złożone w ten sposób podpisy elektroniczne „obejmują” podpisywane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie .xml. W tym pliku znajduje się i podpisana treść, i wszystkie złożone podpisy elektroniczne. To jedno z typowych rozwiązań stosowanych w podpisywaniu elektronicznym, dzięki któremu można podpisać plik w dowolnym formacie dowolną liczbą podpisów i wygodnie sprawdzać ich poprawność. 

Jak i gdzie wysłać sprawozdanie finansowe z podpisem elektronicznym

Roczne sprawozdanie finansowe wyślij do:

I.  Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) — jeśli jesteś w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

  1. Przygotuj sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej. Dozwolone rozszerzenia pliku znajdziesz w sekcji Co przygotować. Sprawdź, jak przygotować takie sprawozdanie.
  2. Podpisz je elektronicznie. Masz 2 możliwości:
    • podpisem zaufanym za pomocą naszej usługi — szczegóły znajdziesz w sekcji Co zrobić, jeśli chcesz...,
    • podpisem kwalifikowanym.
  3. Zaloguj się do bezpłatnej aplikacji Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF)Jeżeli nie masz tam konta, załóż je pod tym linkiem. Będzie ci do tego potrzebny profil zaufany lub podpis kwalifikowany (skorzystaj z instrukcji tworzenia i obsługi kont).
  4. Po zalogowaniu do aplikacji RDF możesz bezpłatnie:
    • wysłać sprawozdania finansowe i inne dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
    • zgłosić informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Więcej informacji na temat korzystania z konta znajdziesz po kliknięciu przycisku Pomoc.

Sprawozdanie wyślij w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Jeśli nie możesz wysłać dokumentu za pomocą bezpłatnej aplikacji RDF – wyślij go za pomocą płatnej usługi na Portalu S24. W zakładce Pomoc znajdziesz Dokumentację użytkownika w formacie PDF z instrukcją (strona 318-339).

II. Urzędu skarbowego — jeśli spełniasz 2 warunki:

  • jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT),
  • twoja jednostka (na przykład fundacja, stowarzyszenie) NIE jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. 
  1. Przygotuj sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (nieustrukturyzowanej). Dozwolone rozszerzenia znajdziesz w sekcji Co przygotować.
  2. Możesz również sporządzić ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe w formacie .xml (na podstawie struktur logicznych opublikowanych w BIP MF). Możesz do tego użyć bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania finansowe.
  3. Podpisz je elektronicznie. Masz 2 możliwości:
    • podpisem zaufanym za pomocą naszej usługi — szczegóły znajdziesz w sekcji Co zrobić, jeśli chcesz...,
    • podpisem kwalifikowanym.
  4. Dostarcz sprawozdanie do urzędu skarbowego (właściwego ze względu na adres siedziby twojej organizacji lub spółki).

Możesz to zrobić:

Sprawozdanie dostarcz w w ciągu 10 dni od zatwierdzenia.

Więcej informacji znajdziesz pod linkami:

III. Szefa Krajowej Administracji Skarbowej — jeśli spełniasz 3 warunki:

  • jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),
  • prowadzisz księgi rachunkowe,
  • masz obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe.
  1. Przygotuj ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe w formacie .xml (na podstawie struktur logicznych opublikowanych w BIP MF). Możesz do tego użyć bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania finansowe.
  2. Podpisz je elektronicznie. Masz 2 możliwości:
  3. Wyślij sprawozdanie do Szefa KAS. Możesz do tego użyć:

Sprawozdanie wyślij do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Więcej informacji znajdziesz pod linkami:

Kto może podpisać dokument za pomocą podpisu zaufanego

Każdy, kto ma profil zaufany. Sprawdź, jak założyć profil zaufany.

Jeśli twój profil zaufany jest NIEPOTWIERDZONY, nie możesz podpisać dokumentu. 
Możesz tylko:

  • zobaczyć dokument ukryty w pliku .xml, który zawiera podpis,
  • sprawdzić, kto i kiedy podpisał dokument – jeśli plik jest w formacie .xml.

Przejdź do usługi

Podpisz lub sprawdź dokument

Co przygotować

  • dokument elektroniczny, który chcesz podpisać lub podpisany dokument elektroniczny, który chcesz sprawdzić lub podpisać. Powinien być zapisany na dysku lokalnym jako pojedynczy plik — maksymalny rozmiar 10 MB, rozszerzenie: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2,
  • dane do logowania na swój profil zaufany i telefon komórkowy (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).

Do korzystania z usługi zalecamy przeglądarki internetowe:

  • Google Chrome od wersji 71.0.3578,
  • Firefox od wersji 65.0.1,
  • Safari od wersji 11.0.3.

Kiedy możesz podpisać dokument za pomocą podpisu zaufanego

W dowolnym momencie.

Ile zapłacisz

Usługa jest bezpłatna.

Informacje dodatkowe

  • Jeśli:
    • dokument ma być podpisany elektronicznie przez kilka osób,
    • któraś z nich użyje podpisu kwalifikowanego,

 zalecamy, aby pierwszym złożonym podpisem był podpis zaufany. 

  • Jeżeli w procesie podpisywania jedna z osób chciałaby użyć podpisu kwalifikowanego – może skorzystać z oprogramowania do podpisu kwalifikowanego. W oprogramowaniu powinna wybrać:
    • format podpisu XAdES-BES (otoczony),
    • opcję dodawania kolejnego podpisu.
  • Do podpisywania dokumentów podpisem zaufanym możesz wykorzystać również konto ePUAP firmy lub instytucji. Przechowasz tam podpisane już dokumenty w oczekiwaniu na podpisy innych osób. Sprawdź jak założyć konto firmy/instytucji na ePUAP.

Przejdź do usługi

Podpisz lub sprawdź dokument